Im Auftrag der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT), des GCB German Convention Bureau und des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren (EVVC) hat das Europäische Institut für TagungsWirtschaft (EITW) erstmals ein gemeinsames „Meeting- und EventBarometer 2007“ für den deutschen Tagungs- und Veranstaltungsmarkt erstellt.
Frankfurt am Main – Über web-basierte Fragebögen wurden deutschlandweit mehr als 3.000 Anbieter, europaweit rund 37.000 Veranstalter und weltweit über 600 Experten befragt. Damit liegen der Branche erstmals seit 2003 wieder aktuelle Marktdaten vor. Trends und Entwicklungen werden künftig durch jährliche Neuauflagen des „Meeting- und EventBarometers“ messbar sein.
Die Anbieterbefragung erfasste das Volumen und die Struktur des deutschen Veranstaltungsmarktes differenziert nach Veranstaltungs-zentren, Tagungshotels und Eventlocations. Die Veranstalterbefragung deckt sowohl das Meinungsbild der Veranstalter aus Unternehmen und Verbänden als auch das der professionellen Dienstleistungsagenturen im Eventbereich ab. Komplettiert wird die Marktforschung durch Prognosen und Profile nationaler und internationaler Experten aus Fachverbänden, der Fachpresse und Forschungsinstituten.
Meetings und Events in Deutschland in Zahlen
Der deutsche Tagungs- und Eventmarkt verteilt sich auf zirka 6.000 Veranstaltungsstätten (Mindestsitzplatzkapazität 100 Personen bei Reihenbestuhlung im größten Saal): rund die Hälfte davon in Tagungshotels sowie jeweils ein Viertel in Kongresszentren und Eventlocations. 66.000 Vollzeitbeschäftigte sind im Veranstaltungs- und Bankettbereich von Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations tätig. Das „Meeting- und EventBarometer 2007“ registriert insgesamt 2,6 Millionen Kongresse, Tagungen, Präsentationen, Ausstellungen und Events mit 291,5 Millionen Teilnehmern.
Rund die Hälfte der 64.000 Veranstaltungsräume in Deutschland entfallen auf Tagungshotels. Veranstaltungszentren dominieren beim Gesamtflächenangebot mit 88,6 Prozent und bieten größere Räume – entsprechend sind sie die bevorzugten Gastgeber für Sport- und Kulturevents sowie größere Festivitäten.
Dem gegenüber haben sich Tagungshotels klar auf das Seminar- und Tagungsgeschäft ausgerichtet, während Eventlocations einen vergleichsweise hohen Anteil im Bereich Ausstellungen und Präsentationen aufweisen. Veranstaltungszentren sind die multifunktionalsten Einrichtungen, die in der Regel ein Drittel ihres Geschäftes über Kongresse und Tagungen abwickeln und zwei Drittel ihrer Belegung über Ausstellungen, Events und Festivitäten abdecken.
Welche Veranstaltungen wo und mit wie vielen Teilnehmern?
Das deutsche „Meeting- und EventBarometer 2007“ zeigt, dass rund die Hälfte (48 Prozent) sämtlicher Veranstaltungen Corporate Meetings sind, darunter Personal- und Kundenschulungen, Produktpräsentationen sowie Aktionärsversammlungen. Die Dominanz der Wirtschaftsbranche wird besonders bei den Tagungshotels deutlich, wo zwei Drittel der Veranstaltungen auf das Firmengeschäft entfallen. Die Kultur- und Unterhaltungsbranche bevorzugt vor allem die Veranstaltungszentren, der Non-Profit-Bereich mit seinen gesellschaftlichen Anlässen wie Empfängen und Galas sowie mit Vereins- und Verbandsveranstaltungen findet besonderes Interesse an den Eventlocations.
Die Studie hat die Veranstaltungsart „Tagungen“ speziell beleuchtet: Mehr als die Hälfte der Tagungen werden von maximal 50 Teilnehmern besucht, rund ein Drittel zählt zwischen 51 und 250 Teilnehmer und nur sechs Prozent der Veranstaltungen besitzt mit über 1.000 Teilnehmern Kongress-Charakter. Gastgeber der kleineren Seminare, Workshops und Konferenzen sind vor allem die Tagungshotels, während sich die Mega-Kongresse fast ausschließlich auf die Veranstaltungszentren konzentrieren.
Veranstaltungsbudgets: Von unter 25.000 bis über fünf Millionen Euro
Mit 77 Prozent gibt die Mehrheit der Veranstalter in Unternehmen und Verbänden maximal 500.000 Euro pro Jahr für Tagungen und Veranstaltungen aus. Dies teilt sich auf in 21 Prozent, die sich auf ein Budget von bis zu 25.000 Euro beschränken, sowie jeweils 28 Prozent, die zwischen 25.000 und 100.000 beziehungsweise 100.000 bis 500.000 Euro ausgeben. Immerhin acht Prozent der Veranstaltungsplaner investieren im Jahr 2007 zwischen einer halben und einer Million Euro in den Meeting- und Eventbereich, weitere 15 Prozent mehr als eine Million Euro.
Kriterien für die Wahl des Veranstaltungsortes
Um sich über potenzielle Locations zu informieren, nutzen Veranstalter vor allem persönliche Empfehlungen und Internet-Auftritte von Tagungsbetrieben und Veranstaltungsdestinationen: 96 Prozent beziehungsweise 88 Prozent der europaweit Befragten haben diese beiden Informationsmöglichkeiten mit sehr wichtig oder wichtig beurteilt. Dem Networking kommt auch durch Agentur- und Fachverbands-empfehlungen eine wichtige Rolle zu: Jeder zweite Veranstalter stufte diese als sehr wichtig oder wichtig ein.
Bei der Standortwahl stehen die Lage und die damit verbundene Erreichbarkeit über sämtliche Verkehrsträger eindeutig an erster Stelle. In der Tagungsdestination selbst zählen die Hotel- und Hallenkapazitäten zu den entscheidenden Kriterien – hier können moderne Kongresszentren mit angeschlossenem Hotelbetrieb überzeugen. Aber nicht nur die segmentbezogene Infrastruktur, sondern auch die Softfacts, wie zum Beispiel das positive Image einer Destination, spielen bei der Wahl des Veranstaltungsortes eine wichtige Rolle.
