Teilnehmer-Management findet noch bei über 77 Prozent der Unternehmen im eigenen Haus statt – Umfrage ermittelt hohen Bedarf an Professionalisierung
Hamm/Frankfurt – Der Tagungsspezialist Intergerma hat im November 2009 eine Umfrage zum Thema Teilnehmer-Management bei Veranstaltungen initiiert. Jetzt liegen die Ergebnisse der Umfrage vor, an der insgesamt 211 Entscheider unterschiedlicher Unternehmen und Branchen aus den Bereichen Direktion, Event-Management, Vertrieb und Marketing teilgenommen haben.
Die aktuelle Auswertung der Intergerma-Umfrage zeigt auf, dass sich bei 77, 2 Prozent der Befragten die Mitarbeiter im eigenen Unternehmen um das Teilnehmer-Management kümmern. Nur 2,9 Prozent nehmen dafür einen externen Dienstleister in Anspruch. Insgesamt 77 Prozent nutzen nach wie vor klassische Office-Anwendungen wie Excel oder Word für das Teilnehmer-Management einer Veranstaltung. 5,4 Prozent greifen auf internetbasierte Anwendungen zurück und nur 2 Prozent nutzt professionelle Eventsoftware. Den Bedarf eines online-basierten Teilnehmer-Managements stellen 42,2 Prozent der Umfrage-Teilnehmer fest.
Laut Umfrage-Ergebnis umfasst ein professionelles Teilnehmer-Management für Veranstaltungsplaner eine Vielzahl von organisatorischen Leistungen und geht weit über die reine Teilnehmer-Registrierung hinaus. Im Allgemeinen erwarten die Unternehmen von der für das Teilnehmer-Management verantwortlichen Stelle insgesamt 16 Aspekte wie unter anderem Hotelrecherche, Verwaltung von Personendaten, Abrechnungsprozedere, Veranstaltungskonzipierung, Materialversand und Statistiken. Die Ansprüche an ein webbasiertes Teilnehmer-Management reichen von der präzisen Zielgruppenbestimmung, über den internetgestützten Einladungsversand, der Umsetzung von Vorgaben zur Unternehmensidentität bis hin zur Verwaltung von Workshops und der Online-Zahlungsabwicklung.
Zusätzlich wurden von den Umfrage-Teilnehmern individuelle Filterfunktionen, Reduzierung des Zeitaufwands, automatischer Fehlerabgleich, individualisierbare Erinnerungsfunktion, Raum- und Materialverwaltung, Hotel- und Flugbuchungsmöglichkeiten, Kostenvergleich und weitere Anwendungen zur Professionalisierung des Teilnehmer-Managements gewünscht.
Diese Anforderungen betrifft sowohl Veranstaltungsplaner, die bereits ein webbasiertes Teilnehmer-Management-System nutzen oder sich ein entsprechendes Internet-Tool wünschen als auch diejenigen, die keinen Bedarf an einer Online-Lösung sehen.
„Wir wissen, dass das richtige Teilnehmer-Management der Schlüssel zur Qualitätssicherung einer jeden Veranstaltung ist, wobei der Begriff bislang kaum erforscht oder gar klar definiert ist“, erklärt Intergerma-Geschäftsführer Markus Schmidt die Initiative zur aktuellen Umfrage und sagt weiter: „Die Herausforderung der nächsten Zeit wird sein, diese Bedarfs-Lücke zu schließen und für die Anforderungen der Veranstaltungskunden in punkto Teilnehmer-Management kompetente Lösungen zu präsentieren“.
Foto: Carstino Delmonte/ Touristikpresse.net
